3 ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΓΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΥ ΠΟΥ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΟΥΝ

Η διαχείριση χρόνου μπορεί να είναι δύσκολη. Το τι είναι προτεραιότητα και το τι είναι σημαντικό στη ζωή σου συχνά διαφέρει πολύ.

Αυτό επαληθεύεται ιδιαίτερα σε ότι έχει να κάνει με την υγεία σου, όπου τα σημαντικά ζητήματα σχεδόν πάντα φαίνονται να μην επείγουν ακόμα και αν η ζωή σου επί της ουσίας κρέμεται από μια κλωστή.

Όχι, το να πηγαίνεις γυμναστήριο σήμερα δεν είναι επείγον, αλλά είναι σημαντικό για την υγεία σου μακροπρόθεσμα.

Όχι, δεν θα πεθάνεις από το στρες σήμερα, όμως αν δεν το λύσεις σύντομα, ίσως θα πρέπει να το κάνεις.

Όχι, το να τρως σωστά, μη επεξεργασμένα τρόφιμα, δεν είναι αυτό που απαιτείται για να παραμείνεις ζωντανός αυτή τη στιγμή, αλλά είναι αυτό που θα μειώσει τον κίνδυνο για καρκίνο και αρρώστιες.

Υπάρχει κάτι που μπορούμε να κάνουμε; Αν όλα όσα έχουμε είναι 24 ώρες μέσα σε μια μέρα, τότε πώς μπορούμε να τις χρησιμοποιήσουμε όσο πιο αποτελεσματικά γίνεται;

Και κυρίως το πιο σημαντικό όλων είναι το πώς μπορούμε να διαχειριστούμε τον χρόνο μας για να ζήσουμε πιο υγιείς και πιο ευτυχισμένοι, πώς να κάνουμε όλα όσα είναι σημαντικά και παράλληλα να ανταπεξέλθουμε στις υποχρεώσεις που επείγουν;

Παλεύω και εγώ να βρω απάντηση όπως και εσύ, όμως βάσει της εμπειρίας μου υπάρχουν τρία μυστικά για την διαχείριση χρόνου που πραγματικά έχουν αποτέλεσμα στην πραγματική ζωή και μπορούν να σε βοηθήσουν να βελτιώσεις την υγεία και την παραγωγικότητά σου.

1. Ξεφορτώσου τις «μισές δουλειές» με κάθε κόστος .

Στην εποχή μας, που η διάσπαση της προσοχής είναι διαρκής, είναι πανεύκολο η προσοχή μας να αποσπάται ανάμεσα σε αυτά που πρέπει να γίνουν και σε αυτά με τα οποία η κοινωνία μας βομβαρδίζει. Συνήθως εξισορροπούμε τις ανάγκες των γραπτών και ηλεκτρονικών μηνυμάτων καθώς και της λίστας όσων έχουμε να κάνουμε, την ίδια στιγμή που προσπαθούμε να επιτύχουμε κάτι. Είναι σπάνιο να ασχοληθούμε εξολοκλήρου με το έργο που έχουμε αναλάβει.

 

Αυτό το μοίρασμα χρόνου και ενέργειας το αποκαλώ «μισές δουλειές».

 

Ορίστε κάποια παραδείγματα «μισής δουλειάς»…

• Ξεκινάς να γράφεις μια αναφορά, αλλά σταματάς ξαφνικά για να ελέγξεις το κινητό σου χωρίς συγκεκριμένο λόγο ή για να μπεις στο Facebook ή στο Twitter.
• Δοκιμάζεις ένα νέο πρόγραμμα γυμναστικής. Δύο ημέρες αργότερα, διαβάζεις για ένα άλλο «νέο» πρόγραμμα προπόνησης και δοκιμάζεις για λίγο αυτό. Η πρόοδος που σημειώνεις είναι μικρή και με το ένα και με το άλλο πρόγραμμα οπότε ξεκινάς να ψάχνεις κάτι καινούριο.
• Χαζολογάς στα εισερχόμενα μηνύματα στο email σου ενώ παράλληλα μιλάς με κάποιον στο κινητό σου.

Ανεξάρτητα με το πού και πώς πέφτεις στην παγίδα της «μισής δουλειάς», το αποτέλεσμα είναι πάντα το ίδιο: δεν ασχολείσαι εξολοκλήρου με αυτό το οποίο έχεις αναλάβει, σπάνια αφοσιώνεσαι σε μια εργασία για μεγάλα χρονικά διαστήματα και, επίσης, σου παίρνει το διπλάσιο χρόνο και κόπο για να το ολοκληρώσεις .

Η «μισή δουλειά» είναι ο λόγος για τον οποίο μπορείς να κάνεις περισσότερα την τελευταία μέρα πριν τις διακοπές σου (όταν είσαι πραγματικά συγκεντρωμένος) συγκριτικά με αυτά που κάνεις τις προηγούμενες 2 εβδομάδες (όταν αποσπάσαι συνεχώς).

Όπως οι περισσότεροι άνθρωποι, αντιμετωπίζω αυτό το πρόβλημα όλη την ώρα και ο καλύτερος τρόπος που βρήκα για να το ξεπεράσω είναι να κρατήσω σημαντικό χρόνο για να συγκεντρωθώ σε ένα συγκεκριμένο έργο και να αποκλείσω οτιδήποτε άλλο.

Διαλέγω μία άσκηση γυμναστικής και εστιάζω σε αυτήν καθόλη την προπόνησή μου. (π.χ. Σήμερα είναι η μέρα μόνο για καθίσματα και οτιδήποτε άλλο θα είναι επιπλέον άσκηση)

Βρίσκω μερικές ώρες ή ακόμα και μια ολόκληρη μέρα για να αφοσιωθώ σε ένα σημαντικό έργο. Θα αφήσω το κινητό μου σε άλλο δωμάτιο και θα κλείσω τα emails, το Facebook και το Twitter.

Αυτός ο πλήρης αποκλεισμός σε οτιδήποτε μπορεί να με αποσπάσει από αυτό που κάνω είναι ο μόνος τρόπος που ξέρω για να αφοσιωθώ πλήρως στη δουλειά μου και να αποφύγω τις αποσπασματικές διακοπές που έχουν ως μοναδικό αποτέλεσμα να γίνει «μισή δουλειά»

Πόσα περισσότερα θα πετύχαινες αν έκανες τη δουλειά που πρέπει να κάνεις, με τον τρόπο που πρέπει, χωρίς «μισές δουλειές» και χαζολόγημα, που είναι αυτά με τα οποία γεμίζουμε τις μέρες μας;

 

2. Κάνε πρώτα το πιο σημαντικό

Η έλλειψη τάξης και το χάος αυξάνονται μέσα στη μέρα. Την ίδια στιγμή, οι αποφάσεις και οι επιλογές που πρέπει να κάνεις κατά τη διάρκεια της ημέρας τείνουν να μειώσουν τη δύναμη της θέλησης. Είναι πιο απίθανο να πάρεις τη σωστή απόφαση στο τέλος της ημέρας σε σχέση με το τι θα αποφάσιζες στην αρχή της ημέρας.

Διαπίστωσα ότι η ίδια τάση επαληθεύεται και στο πρόγραμμα γυμναστικής μου, καθώς οι προπονήσεις προχωράνε έχω όλο και λιγότερη θέληση να τελειώσω τα σετ και τις επαναλήψεις των ασκήσεων, όπως και να εκτελέσω πιο δύσκολες ασκήσεις.

Για όλους αυτούς τους λόγους, κάνω ότι καλύτερο μπορώ για να βεβαιωθώ ότι αν υπάρχει κάτι σημαντικό που πρέπει να κάνω , το κάνω πρώτο.

Αν έχω ένα σημαντικό άρθρο να γράψω αρπάζω ένα ποτήρι νερό και αρχίζω να πληκτρολογώ αμέσως μόλις ξυπνήσω. Αν υπάρχει μια δύσκολη άσκηση που πρέπει να κάνω, τότε την κάνω στην αρχή της κάθε προπόνησης.

Αν κάνεις πρώτα τα πιο σημαντικά, τότε δεν θα υπάρξει μέρα που δεν θα έχεις κάνει κάτι σημαντικό. Ακολουθώντας αυτή την απλή στρατηγική, συνήθως καταλήγεις να έχεις μια παραγωγική ημέρα ακόμα και αν δεν πάνε όλα βάσει πλάνου.

Στην πραγματικότητα αν κάνεις τα πιο σημαντικά πράγματα πρώτα κάθε ημέρα, αυτή είναι η μοναδική συμβουλή που θα χρειαστείς για να είσαι παραγωγικός.

 

 

3. Περιόρισε το πεδίο εφαρμογής, αλλά ακολούθησε πιστά το πρόγραμμα

Έχω αναφερθεί προηγουμένως στη σημασία του να κρατάς τον εαυτό σου σε ένα πρόγραμμα αλλά χωρίς να θέτεις προθεσμίες. Μπορεί να υπάρξουν περιπτώσεις όπου οι προθεσμίες έχουν νόημα αλλά είμαι πεπεισμένος ότι όταν πρόκειται να κάνεις μια σημαντική δουλειά μακροπρόθεσμα είναι πολύ πιο αποτελεσματικό το να ακολουθήσεις ένα πρόγραμμα.

 

Σε ότι έχει να κάνει με την καθημερινή ρουτίνα , ωστόσο, το να ακολουθείς ένα πρόγραμμα είναι ευκολότερο στα λόγια παρά στην πράξη. Ρώτα οποιονδήποτε σχεδιάζει να προπονείται κάθε Δευτέρα, Τετάρτη και Παρασκευή και θα σου πει πόσο δύσκολο είναι στην πραγματικότητα να μείνει πιστός στο πρόγραμμα του κάθε φορά χωρίς να αποτύχει.

Για να μπορέσεις να αντιμετωπίσεις τα αναπάντεχα γεγονότα που μπορεί να σε αποσπάσουν και να ξεπεράσεις την τάση να βγεις εκτός από την πορεία σου, έκανα μια μικρή αλλαγή στο πως προσεγγίζω το πρόγραμμα μου. Στόχος μου είναι να βάζω πρώτο το πρόγραμμα και όχι τον σκοπό που είναι το αντίθετο από το πώς προσεγγίζουμε συνήθως τους στόχους μας.

Για παράδειγμα, ας πούμε ότι σηκώνεσαι σήμερα το πρωί με την πρόθεση να τρέξεις 3 μίλια αυτό το απόγευμα. Κατά την διάρκεια της ημέρας το πρόγραμμα σου έφυγε εκτός ελέγχου και ο χρόνος είναι περιορισμένος. Τώρα έχεις μόνο 20 λεπτά για να προπονηθείς.

Σε αυτή την περίπτωση έχεις 2 επιλογές.

Το πρώτο είναι να πεις, «δεν έχω αρκετό χρόνο να προπονηθώ σήμερα», και να ξοδέψεις τον λίγο χρόνο που σου έχει απομείνει, δουλεύοντας πάνω σε κάτι άλλο. Αυτό είναι αυτό που θα έκανα συνήθως στο παρελθόν.

Η δεύτερη επιλογή είναι να μειώσεις τον στόχο αλλά να μείνεις πιστός στο πρόγραμμα. Αντί να τρέξεις 3 μίλια, τρέχεις 1 μίλι ή κάνεις 5 σπριντ ή 30 αερόβιες ασκήσεις. Μένεις όμως πιστός στο πρόγραμμα και κάνεις την προπόνηση όπως και να έχει. Έχω δει μακροπρόθεσμα αποτελέσματα χρησιμοποιώντας αυτή την τεχνική παρά με την πρώτη.

Σε καθημερινή βάση, η επίδραση του να κάνεις πέντε σπριντ δεν είναι τόσο σημαντική, ειδικά όταν έχεις προγραμματίσει να τρέξεις 3 μίλια. Όμως η συνολική επίδραση του να μένεις πάντα στο πρόγραμμα είναι τεράστια. Ανεξαρτήτως από τις συνθήκες και το πόσο σύντομη είναι η προπόνηση, ξέρεις ότι θα ολοκληρώσεις τον σημερινό σου στόχο. Με αυτόν τον τρόπο οι μικροί στόχοι γίνονται συνήθειες ζωής.

Ολοκλήρωσε το σήμερα, ακόμα και αν ο στόχος είναι μικρότερος από αυτόν που έχεις θέσει.

 

Συμβουλές για τη Διαχείριση Χρόνου που πραγματικά λειτουργούν

 

Υπάρχουν χιλιάδες εφαρμογές για την διαχείριση του χρόνου καθώς και gadgets που σε βοηθούν να μένεις παραγωγικός. Θα βρεις πολλά ημερολόγια, εφαρμογές υπενθύμισης και λίστες εργασιών, αλλά βάσει εμπειρίας, οι πιο αποτελεσματικές και πρακτικές συμβουλές για τη διαχείριση χρόνου είναι απλές.

Σε ότι έχει να κάνει με μια υγιή και παραγωγική ζωή, κάνω ότι καλύτερο μπορώ για να συγκεντρωθώ σε τρείς συμβουλές:

1) Ξεφορτώσου τις «μισές δουλειές» και συγκεντρώσου αποτελεσματικά.

2) Κάνε πρώτα το πιο σημαντικό.

3) Μείνε πιστός στο πρόγραμμά σου και φτιάξε συνήθειες, άσχετα από το πόσο μικρό είναι το επίτευγμα.

Πώς διαχειρίστηκες τον χρόνο σου καλύτερα και πέτυχες περισσότερα στη δουλειά, στο σπίτι ή στο γυμναστήριο;